Trở ngại chính phần lớn sinh viên vấp phải trong định hướng sự nghiệp

Cách biến đổi công cụ bạn đang dùng để thích ứng với môi trường tự hoạt động

Sự nghiệp. Bạn đang phải hoạt động trong môi trường năng động. Một số quan điểm từ thời phổ thông đã không còn hữu ích. Giờ bạn phải đối mặt với nhiều việc khác như: chi phí học tập, yêu cầu ngoại khóa,…và cả tương lai của chính mình. Bạn gần như phải chạy cho kịp tiến độ học tập ở trường và cả những việc bên ngoài. Việc đạt thành tích tốt ở các môn học có thể làm bạn đẹp hơn trong mắt người khác. Dù vậy vượt qua các buổi kiểm tra không có nghĩa là bạn đã tạo ra được công cụ công việc cần thiết. Làm sao biết bạn đã có cách sử dụng thời gian đúng trong môi trường công việc đầy biến động? Bài viết này sẽ là cách bạn kiểm tra và hoàn thiện những khuyết điểm trong công cụ mà bạn đang dùng. Câu chuyện sau sẽ là mở đầu cho việc bạn phải làm. Nó như sau.

Phương tiện cực xịn

Một công ty bán xe hơi gắn quảng cáo của mình trên xa lộ với câu nói sau.

“Xe hơi của chúng tôi tăng tốc cực nhanh, vận tốc cực lớn!”

Hôm sau, bên cạnh đó xuất hiện quảng cáo của hãng đối thủ:

“Còn xe của chúng tôi thì không vội vàng đưa các khách hàng của mình lên thiên đường như vậy!”

Một chuyện hài. Dù vậy bạn có từng tìm hiểu về cách thức bạn đang dùng trong học tập và làm việc? Liệu cách sử dụng thời gian của bạn có đưa bạn đến “thiên đường”? Đã đến lúc tìm hiểu.

Tổng quan về loại lịch biểu bạn biết

Công việc. Ra trường bạn sẽ vận dụng kiến thức đã học. Thời gian bạn hoạt động ở trường là giai đoạn chuyển tiếp, để bạn hoạt động trong thực tế (công việc). Đứng ở góc độ công việc, nhu cầu cụ thể từ công việc sẽ định hình các loại công cụ sử dụng thời gian khác nhau. Bạn đã biết gì về loại công cụ chính bạn đang dùng? Đã đến lúc kiểm tra.

Đầu tiên, thời học tiểu học, bạn bắt đầu với các lịch biểu cố định. Lớn hơn chút, khi nhận diện lịch làm việc đó, bạn bắt đầu ứng dụng nó. Đơn giản nhất là dạng thông báo về một ngày quan trọng nào đó (vd: ngày thi). Bạn đã dùng nó rồi phải không? Chúng được xếp thành nhóm các công cụ nhắc nhở.

Dù vậy phương pháp dần để lộ khuyết điểm, khi bạn làm một việc phức tạp hơn. Công việc không thể hoàn thành trong một ngày. Bạn cần có thời gian để chuẩn bị, trước khi ngày đó đến. Lịch làm việc của bạn bắt đầu gắn thêm những việc phải chuẩn bị trước đó. Chúng được xếp thành nhóm công cụ lập kế hoạch và chuẩn bị.

Tiếp đó, công việc càng lúc càng nhiều với các vai trò bạn đảm nhận. Ở trường thì phải tham gia hoạt động ngoại khóa, câu lạc bộ,… Còn khi đi làm, bạn sẽ đụng các việc như: làm thêm, chuyện gia đình, ốm,… Bạn gặp những trường hợp trùng lịch. Việc này đè lên việc khác. Bạn quá tải. Bạn phải lựa chọn gì?

Nếu mai mắn, một người nào đó có thể cho bạn lời khuyên (khoa học) như áp dụng nguyên lý số ít trọng yếu (nguyên lý 80/20 hay Pareto). Với nhu cầu là phân biệt việc có mức độ quan trọng hơn (hoặc khẩn cấp hơn), để bạn làm trước. Vì bạn không có thời gian để hoàn tất mọi việc trong ngày. Nên làm việc quan trọng nhất là tất yếu.

Cuối cùng, bạn hình thành thói quen. Bạn quản lý mọi thứ, tăng hiệu suất. Bạn hoạt động như một cái máy. Dù vậy vẫn gặp trường hợp vỡ kế hoạch. Cảm thấy bức xúc, bị gián đoạn, vì những chuyện phát sinh đột ngột (từ: gia đình, sự cố,…). Bạn cho qua và tiếp tục làm việc theo cách đã biết. Tuân thủ kế hoạch. Các công cụ lúc này xếp vào nhóm đặt kế hoạch, ưu tiên và kiểm soát.

Đó là thực tế có thể nhận thấy. Bạn đang sử dụng loại công cụ nào?

Hãy ghi nó ra:….

Có gì sai ở đây? Vì tư tưởng của các công cụ trên đã đặt dấu ấn lên bạn (thói quen). Bạn muốn quản lý mọi việc, bỏ qua cả nhận định thực tế (hay thay đổi hoặc sẽ có phát sinh). Bạn đã quên điều gì?

Sự thật bị bỏ quên 

Quan điểm. Sau khi ra trường chắc chắn bạn phải quan tâm chuyện công việc. Bạn từng nghe đâu đó về quản lý thời gian, khi đang học. Dù vậy bạn chưa có quan điểm gì cụ thể. Việc bạn thường làm là dốc hết sức chạy cho qua các mục tiêu (bài thi, chứng nhận,…) nào đó. Và bạn cũng từng nghe từ quản trị. Vậy hai từ đó có gì khác biệt?

Ai quan tâm! Việc của bạn là chạy cho kiệp lịch trình và bạn không rảnh. Vì vậy bạn thường đánh đồng hai từ đó với nhau. Trong khi thực tế phương pháp bạn sử dụng thời gian trong môi trường mới đã chuyển từ quản lý sang quản trị. Làm sao biết việc đó?

Thực hiện theo yêu cầu (lịch) để ra ở trường, bạn biết những gì phải làm (thụ động). Làm theo lịch, bạn hướng đến kết quả. Bạn đang thực hiện việc quản lý. Trong khi có những việc phát sinh đỏi hỏi bạn phải “tự định hình cách giải quyết”. Lúc đó những việc bạn làm thường như sau.

Bạn phải tự định hướng (hình thành tầm nhìn), tự tạo động lực, thực hiện và kiểm tra. Bạn chủ động, ứng biến và toàn bộ những việc đó là quản trị. Có phải vấn đề sử dụng thời gian ở đây là tính chủ động hoặc bị động với công việc? Việc quan trọng đã đến.

Nhận định và phân biệt phương pháp

Những biểu hiện. Chủ động hoặc bị động với công việc là những kết quả của mong muốn bên trong bạn. Có khi nào bạn đến trường chỉ vì tình cờ? Có khi nào bạn thực hiện một kế hoạch mà không có ý định nào trước đó? Chắc chắn không. Vấn đề ở đây là gì?

Sự lựa chọn. Chính xác hơn là tương lai bạn chọn. Ý định về tương lai của bạn đã đưa đến hành động. Và bạn đã thấy gì trong hành động của mình? Đều là hành động? Hãy đọc tiếp.

Hãy nhìn vào cách bạn đi xe. Ví dụ: bạn phải có mặt ở nhà người bạn đúng 30 phút nữa. Đi xe máy thì phải chạy tầm 40km/h để đến kịp giờ. Trong khi trên đường thì có xe khác, có đèn giao thông,… Việc giữ đúng 40km/h có thể khiến bạn ban qua cả đèn đỏ (các anh áo vàng thường hay xuất hiện). Vậy là khi chạy, bạn phải thay đổi vận tốc theo tình hình. Bạn thấy gì khác biệt trong việc (hành động) chạy đúng 40km/h và thực tế?

Mục tiêu (hay tầm nhìn) là yếu tố tiên quyết. Qua tầm nhìn việc điều chỉnh (hay thích ứng) sẽ phân định giữa quản lý và quản trị. Bạn đã phân định công việc thế nào trong lịch làm việc của mình? Có lẽ phần nhiều bạn chưa quen làm việc đó. Vì thực tế loại lịch (quản lý) bạn dùng, không dành cho việc quản trị. Đó là lý do trên lịch không có khâu (hay phần) kiểm tra, đánh giá. Bạn phải làm gì đây?

Cách thức để cải thiện lịch làm việc bạn dùng

Về cơ bản công cụ quản trị thời gian không hoàn toàn tách biệt với những công cụ quản lý. Những khuyết điểm của công cụ quản lý là một phần hình thành công cụ quản trị. Vậy đầu là những khuyết điểm bạn có thể gặp trong công cụ quản lý thời gian?

Trong công cụ quản lý thời gian của bạn không có bước kiểm tra và cải tiến cho mỗi hoạt động. Đồng thời khuyết điểm chính là lịch làm việc (hay lịch học) không thể tạo và gắng kết với động lực cá nhân (của bạn). Bạn thường có cảm giác gì với những việc phải làm trên lịch? Không cảm xúc.

Khung biểu hiện của lịch (thông thường) có thể là ngày, tuần, tháng, năm,… theo nhu cầu riêng. Dù vậy khung thời gian của lịch quản trị cá nhân tập trung vào tuần (chủ yếu), để cải tiến hiệu quả hoạt động. Ngoài ra các phần được tạo (theo tháng, quý, năm) sẽ tùy nhu cầu cá nhân (phát sinh). Việc này có nghĩa là gì?

Bạn đang định hình ra hệ thống. Hệ thống quản trị dựa trên sự hiểu biết rõ về quy trình vận hành. Để định hình, bạn phải hiểu một số kiến thức nền. Dù vậy khi đi vào áp dụng, việc vận hành sẽ như loại lịch bạn dùng với các bước. Gồm:

  • Xác định tầm nhìn – tuyên bố/ tuyên ngôn (tạo động lực);
  • Xác định vai trò (để phân cấp độ quan trọng);
  • Tạo lịch tuần và ngày;
  • Tạo phần kiểm tra hay điều chỉnh (phương pháp).
  • Ghi nhận kiến thức từ quá trình hoạt động.

Bạn có thể thấy việc xây dựng lịch quản trị phức tạp hơn quản lý. Đó là một thực tế, vì công cụ có thêm khâu kiểm tra (và lưu trữ kiến thức). Du vậy sự phức tạp thật sự không nằm trong công cụ. Nó nằm trong việc bạn hiểu về chính ước muốn (tạo động lực) trong bạn và điều kiện thực tế. Đó là điểm công cụ quản lý không thể đáp ứng.

Vì vậy vấn đề lúc này là bạn có thực sự muốn hiểu và đạt được mong ước của mình? Nếu bạn làm mãi một việc (dùng công cụ quản lý) và mong kết quả thay đổi như ý, liệu có đúng với thực tế? Có phải bạn mới là người quyết định công cụ phải dùng?

Cách làm cho lịch biểu trở nên tối ưu và linh hoạt

Thời gian có hạn. Công việc sẽ nối tiếp nhau (nhiều hơn) xuất hiện. Bạn biết mỗi việc có mức độ quan trọng khác nhau. Vấn đề là với loại lịch đang dùng, bạn có dễ nhận biết chính xác mức độ quan trọng trong những việc phải làm không? Công cụ quản trị thời gian sẽ giải quyết vấn đề mức độ ưu tiên như thế nào? Sự tích hợp của khoa học tự nhiên đã đến.

  • Nguyên lý của sự hiệu quả

Đây là kiến thức trường sẽ để bạn tự tìm hiểu (hiếm khi giải thích chi tiết về ứng dụng). Nguyên lý 80/20 (hay Pareto) là một phát hiện ngẫu nhiên. Và cải tiến này là nguyên nhân của công cuộc cách mạng (công nghiệp) về hiệu suất công việc (thế kỷ 19). Khi áp dụng, mọi công việc bạn gặp sẽ được nhìn nhận theo hai thành tố (việc quan trọng và việc gấp). Bản phân chia loại công việc sẽ như sau.

Chú thích: Tổng thống Mỹ (thứ 34) vận dụng và phương pháp được mang tên ông

Để làm việc hiệu quả, việc cần làm là nhận diện, loại trừ hoặc giảm tối thiểu thời gian cho những việc không quan trọng và không gấp. Đồng thời đưa những việc quan trọng vào lịch. Cách để phân định (mức độ quan trọng) với từng việc cụ thể sẽ tùy vào vai trò bạn đã đề ra (còn các vai trò dựa vào tình hình thực tế). Bạn thật sự đảm nhận bao nhiêu vai trò (từ cá nhân đến gia đình, công việc)? Biết được đầy đủ các vai trò bạn có thể được thêm điều gì?

  • Khả năng thích nghi biến đổi

Sự linh hoạt. Nhiều kết quả, mục tiêu đã gần như đến tay. Dù vậy nhiều lần bạn đã trải nghiệm sự thất vọng, chán nản, vì những chuyện đột ngột làm hỏng kế hoạch. Bạn đã trải nghiệm cảm giác đó rồi phải không? Những việc đó nói lên điều gì?

Cuộc sống buộc bạn phải biết thích nghi. Các mục tiêu, vai trò của bạn phải thích ứng với thời điểm cụ thể. Máy móc làm theo một lịch trình cố định, bạn thường cảm thấy gì? Có phải cảm giác quá tải của bạn là cảnh báo về sự thiếu sót trong công cụ làm việc hiện tại?

Từ vai trò bạn đã nhận diện cho bản thân. Những việc phát sinh (trong cuộc sống hoặc công việc) sẽ phải đi qua câu hỏi “có bỏ qua được hay không?”. Bạn có hay từ chối những đề nghị của người khác? Nói không với “việc vô bổ” có phải là cách tốt nhất cho bạn thêm thời gian hơn?

Cách bạn giành lại sự chủ động 

Ràng buộc. Ở trường bạn phải thực hiện theo lịch. Đi làm bạn cũng phải chấp hành quy định nào đó. Những gì vừa nêu thường không thể thay đổi. Việc duy nhất những yếu tố bên ngoài tác động vào cuộc sống (hay lịch làm việc) của bạn là khiến bạn phải tuân thủ. Đó là thực tế. Vậy thì quyền quyết định của bạn ở đâu? Cuộc sống cá nhân có phải là sự an bài?

Xuôi dòng. Những công việc phát sinh luôn kéo bạn về phía của nó. Dù vậy khoản thời gian còn lại (trừ những yêu cầu bắt buộc từ công việc) là thời gian bạn có toàn quyền quyết định. Bạn phải xác định đúng vai trò riêng và trách nhiệm với thời gian của chính mình. Đề ra được vai trò quan trọng nhất (từ điều quan trọng nhất) là cách duy nhất cho bạn sự chủ động.

Làm sao tận dụng được thời gian (cá nhân) còn lại, khi chính bạn không rõ về mong muốn hay tầm nhìn của mình? Bạn có chắc là muốn xây dựng tương lai của riêng mình? Điều quan trọng nhất của bạn được hình thành từ những nền tảng nào? Và nếu điều bạn cho là quan trọng nhất là đúng, sao bạn vẫn chưa thấy động lực để hành động?

Tái bút

Trương học đã thành công trong việc đào tạo. Bạn vận dụng kiến thức vào công việc để đạt hiệu quả. Và nhầm lẫn phát sinh từ đây. Bạn quên mất sự phân biệt trong hành động. Loại lịch trường đưa cho bạn là cách nhà trường quản lý (hay đào tạo) bạn. Và sau khi ra trường, bạn đã biết dùng cách quản lý thời gian cho cuộc sống của mình. Nhà trường có yêu cầu bạn phải dùng cách quản lý thời gian trong trường hợp nào chưa? Ai sẽ chịu hậu quả cho sai lầm này?

“Bạn có định giữ đúng tốc độ 40km/h bất chấp sự xuất hiện của các vật cản trên đường?”

Bài viết này không thể cung cấp chi tiết mọi thông tin cần cho bạn. Bạn chưa thể xây dựng hoàn chỉnh công cụ cho riêng mình, khi chưa có đủ nền tảng kiến thức quản trị. Vì vậy để nhận thêm hướng dẫn chi tiết, bạn vui lòng điền mẫu đăng ký bên dưới.

Sau khi đăng ký mail (và có xác thực), bạn sẽ có những tài liệu cần thiết. Đồng thời bạn có thể sẽ được nhận thêm tối đa 7 email hướng dẫn khác (theo tuần tự các bước bạn hoàn thành, khi xây dựng công cụ). Những email chi tiết sẽ giúp bạn giảm thiểu khoản 1 tháng thời gian xây dựng công cụ. Dù vậy việc biến công cụ cho hợp với tính cách và nhu cầu của bạn sẽ cần khoảng 6 tháng đến 1 năm. Lúc đó công cụ sẽ là khả năng ứng biến và động lực làm việc thật sự của bạn.

Càng dùng nhiều càng cho bạn nhiều giải pháp cải thiện hiệu quả công việc. Có phải thời gian học tập ở trường rồi sẽ kết thúc? Có phải chuẩn bị khả năng cho công việc và xây dựng sự nghiệp theo lối sống cá nhân là việc bạn đang làm?